Stap 1 Zoek en bekijk de aanbestedingsadvertentie
[BEDRIJF] publiceert alle aanbestedingen in het lokale overheidsgedeelte van lokale kranten en een andere lokale publicatie. Aanbestedingen worden ook op de website van de overheid gedaan en op verschillende websites.
Stap 2 Vraag een kopie van de offerte of het EOI- verzoek aan
Aanbestedingsdocumenten kunnen op verschillende websites worden gedownload.
Stap 3 Beslis of je geschikt bent voor het Project
Lees het aanbestedingsdocument zeer zorgvuldig en maak uzelf vertrouwd met de aanbestedings-voorwaarden, de geadverteerde selectiecriteria, de specificaties en de contractvoorwaarden, voornamelijk de clausules over levering en prijsverschillen, voordat u beslist of u geschikt bent of niet.
Stap 4 Inzicht in het contract en de aanbestedingsvoorwaarden
Als u niet zeker bent over het voorgestelde contract, bespreek dit dan met de contactpersoon die in de aanbestedingsadvertentie is vermeld of laat de aanbesteding door uw wettelijke vertegenwoordiger beoordelen.
Stap 5 Invullen van uw aanbestedings- of EOI-formulieren
Zorg ervoor dat u alle benodigde velden van het document hebt ingevuld, aan elk van de criteria hebt voldaan en het vereiste aantal exemplaren van uw inzending heeft verstrekt. U bent dan klaar om uw aanbestedingsdocumenten in te dienen.
Bedrijfsgegevens zijn over het algemeen toegankelijk voor het publiek. De ontvangen inschrijvingen worden tijdens de evaluatie- en rapportagefase echter vertrouwelijk behandeld (zie stap 9 tot en met 10) en vervolgens bewaard in het aanbestedingsdossier. Ze kunnen op enig moment het voorwerp uitmaken van een verzoek om inzage.
Inschrijvers die verlangen dat alle bij een inschrijving verstrekte informatie permanent vertrouwelijk wordt gehouden, moeten dit schriftelijk en met redenen omkleed, bijv. om een commercieel belang of intellectueel eigendom te beschermen.
Stap 6 Inschrijvingstermijn
Het Bedrijf zal dezelfde aanbestedingsdocumenten aanbieden aan al diegenen die reageren op een aanbesteding. De aanbestedingstermijn is doorgaans drie weken. Tijdens de aanbestedingsperiode wilt u wellicht meer informatie of opheldering vragen aan de contactpersoon. Als een respondent mondeling of schriftelijk advies krijgt waarin de betekenis van de aanbestedingsdocumentatie wordt verduidelijkt, wordt dezelfde informatie aan alle andere respondenten verstrekt. Het bedrijf houdt een schriftelijk overzicht bij van alle verstrekte adviezen.
De onderneming kan potentiële inschrijvers uitnodigen voor een pre-tenderbijeenkomst om meer informatie te verstrekken en te reageren op gestelde vragen. De notulen van deze vergadering worden rondgedeeld aan degenen die de vergadering bijwonen of die hun interesse bij Bedrijf hebben geregistreerd.
Stap 7 Uw aanbestedingsdocumenten indienen
Offertes moeten op een specifieke locatie worden ingediend en niet later dan de sluitingstijd op de sluitingsdatum. Er zijn echter enkele redenen waarom late aanbestedingen kunnen worden aanvaard - zoals beschreven in de wet en regelgeving van de lokale overheid. Meestal kunnen LATE-inzendingen niet worden geaccepteerd. Wat gebeurt er nu?
Stap 8 Opening van de inschrijvingen
Het inschrijvingspanel van het bedrijf opent alle inschrijvingen die op de vervaldatum en het tijdstip zijn ontvangen in de ontvangstruimte van het bedrijf in de bedrijfskamers. Het panel geeft een overzicht van de ontvangen inschrijvingen in alfabetische volgorde en de lijst wordt weergegeven in de ontvangstruimte voor openbare weergave.
Stap 9 Evaluatie van inschrijvingen
Elke inzending wordt beoordeeld door een inschrijvingspanel. Hoewel andere criteria kunnen worden gebruikt die specifieker zijn voor elke aanbesteding, zijn de volgende voorbeelden van veelgebruikte criteria bij een beoordeling:
• operationele capaciteit;
• technische en methodologische beoordeling;
• financiële draagkracht;
• duur of tijdvereisten;
• beoordeling van gezondheid en veiligheid op het werk;
• milieu- en duurzaamheidsoverwegingen;
• kwaliteit;
• prijs.
Het inschrijvingspanel zal alle inschrijvingen onderzoeken om na te gaan of ze voldoen aan de aanbestedingsvoorwaarden, inclusief het invullen van alle relevante inschrijvingsformulieren.
Elke offerte wordt in detail gelezen en de sterke en zwakke punten worden beoordeeld en vastgelegd. De inzendingen worden vervolgens gescoord op basis van de geadverteerde criteria en gerangschikt.
(Optioneel) Gesprekken na aanbesteding
Het aanbestedingspanel kan u uitnodigen voor een interview na aanbesteding om meer details te vragen over uw vermogen om de werken uit te voeren. Na het interview kan het panel de scores en rangschikking van inschrijvers beoordelen.
Stap 10 Aanbesteding van het bedrijf
Het panel stelt een rapport op aan de afdeling Financiën of de Commissie met een aanbeveling om ofwel zonder opgaaf van redenen in te gaan, of om een contract aan te gaan met één inschrijver of een aantal inschrijvers. De resolutie van de commissie gaat dan als een aanbeveling voor het volledige bedrijf.
U wordt schriftelijk op de hoogte gesteld als uw inschrijving niet succesvol of succesvol was. Als uw inschrijving succesvol is, wordt u schriftelijk op de hoogte gesteld en kan het nodig zijn dat de contractdocumentatie wordt ingevuld.
If your tender is successful you will be advised in writing and contract documentation may be required to be completed.