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¿Cómo hacer un volante de Evento Benéfico? Este diseño de folleto de beneficios imprimible le dará un buen ejemplo para crear su propio volante.

Cuando desee establecer un evento benéfico memorable, considere los siguientes pasos y use esta plantilla de folleto de beneficios para lograrlo:

Establezca un objetivo de recaudación de fondos y describa su causa: considere su motivación para generar los fondos cuando decida los objetivos de su evento. Esto le ayudará a desarrollar un plan operativo práctico y una estrategia de promoción.
Establezca un presupuesto práctico para el evento: Compare los gastos del evento con los posibles ingresos que podrían generarse. Un presupuesto lo ayudará a obtener más por su dinero y a poner sus gastos en perspectiva. Asegúrate de mencionar cada detalle, como la ubicación, el servicio de catering y los encargados del estacionamiento. Ten siempre la mente abierta y deja algo de dinero en tu presupuesto para imprevistos. Investigue sus opciones de apoyo financiero, que puede ser un componente crucial de un evento de recaudación de fondos. Visite también nuestra guía de presupuesto para eventos. Consulte también nuestra guía de presupuesto de eventos para dominar las finanzas de su evento y conservar más dinero para su causa.
Elige el público ideal para tu evento benéfico: Concéntrate en tu mercado objetivo. ¿Sería más apropiado un partido de golf o una cena de gala para la organización sin fines de lucro con la que trabaja? ¿Su organización benéfica atiende a un determinado grupo de edad o campo de interés? ¿Es un evento benéfico regional o global? ¿Será un evento formal con solo invitados o darás la bienvenida a todos? Su campaña de marketing y divulgación será más efectiva si sabe quién es su audiencia.
Elija una excelente ubicación: Elija la ubicación ideal para su evento de recaudación de fondos. La ambientación es crucial. Elija el lugar que mejor se adapte a su evento investigando, visitando y evaluando una serie de opciones. Su elección de ubicación tiene un gran impacto en la asistencia, crea el ambiente para el evento y afecta el tema. Los lugares alternativos, como hangares de aviones, graneros rurales o jardines en la azotea, se utilizan con frecuencia para eventos benéficos.
Mantenga un presupuesto ajustado: Si bien la ubicación es vital, también es fundamental tener en cuenta los descuentos u otras ofertas especiales que el lugar pueda ofrecer para ayudar con los esfuerzos de recaudación de fondos del evento. Llevar a cabo un análisis presupuestario exhaustivo ayudará a establecer si es necesario sacrificar algo para alcanzar el gasto mínimo y, al mismo tiempo, mantener una recaudación de fondos efectiva y rentable.
Considere la accesibilidad: La seguridad y la accesibilidad en los eventos van más allá de los requisitos legales. Hacer que su evento sea más accesible amplía su audiencia y crea un ambiente acogedor para sus asistentes. Lo que es más importante, fomenta un entorno acogedor, diverso y optimista, componentes esenciales de un evento exitoso de recaudación de fondos sin fines de lucro. Asegúrese de que haya suficiente lugar en su evento para aquellos que usan sillas de ruedas, tienen problemas de audición, discapacidades visuales o necesitan espacio para animales de servicio. Use letreros accesibles que tengan tipografías grandes y legibles en varias alturas. Las consultas importantes que debe abordar mientras busca un lugar son:

¿Tiene espacio para todos los que esperas tener allí?
¿Cual sera el precio?
¿La ubicación ofrece un descuento para eventos benéficos?
¿Qué cubre el costo? Infórmese sobre la disponibilidad de catering, asientos, personal, decoración y fotógrafos.
¿La ubicación tiene todas las fuentes de energía necesarias?
¿Hay equipo de audio o visual disponible en el lugar?
¿Existe algún problema con la accesibilidad?
¿Está disponible la fecha deseada en el lugar?

Elija un tema para su evento benéfico: A pesar de su entusiasmo por una causa, la gente todavía quiere pasar un buen rato. En particular, los Millennials son conocidos como "la generación de experiencias". A la gente le gusta gastar dinero para crear recuerdos, por lo que el tema de su evento debe indicar lo que se avecina. No olvides que "Recaudar Fondos" no es un tema. Sin embargo, la "Noche benéfica para solteros", por ejemplo, sí lo es. Cree un evento memorable al que los asistentes y donantes quieran asistir para inspirar a ambos grupos (y recapitular en sus redes sociales). Agregue un sorteo que atraerá a una audiencia más amplia y les dará algo que esperar, como un invitado especial, una presentación musical o una tienda emergente, y algo de qué hablar. Hacerte las siguientes preguntas te ayudará a generar ideas:

¿Cómo vas a lograr tu objetivo? ¿Tienes algún producto a la venta? ¿Ofrecerá entretenimiento o eventos que requieran una tarifa de entrada?
¿A quién estás tratando de alcanzar? ¿Qué grupos de personas tienen más probabilidades de apoyar su causa? ¿Elegirían ver una exhibición de moda, asistir a un concierto o participar en una carrera benéfica de 10 km?
Piensa tanto en tu audiencia como en tu propósito. ¿Qué sería divertido para su público objetivo y relevante para su causa? Vea nuestra lista de ideas originales para recaudar fondos si no se siente muy inventivo.
Localice patrocinadores para eventos humanitarios: Comience con las personas más cercanas a usted y amplíe para localizar patrocinadores para su evento. Elija empresas con las que ya esté haciendo negocios.
Es ventajoso para ellos patrocinar su evento si su asistencia también son sus clientes potenciales o clientes. En segundo lugar, pregunte a su junta directiva y otras partes interesadas si tienen propuestas de patrocinadores. Finalmente, póngase en contacto con empresas que apoyen actividades locales sin fines de lucro.

Promocione estratégicamente su evento benéfico: Una vez que se hayan resuelto todos los detalles, es hora de difundir las noticias y generar interés en su evento benéfico. Hacer correr la voz acerca de un evento de caridad o de recaudación de fondos es esencial, ya que tiene un impacto directo en su capacidad para lograr sus objetivos. Elabore una estrategia que aborde todas las plataformas digitales que utilizará, incluyendo el marketing en redes sociales, el marketing por correo electrónico y otros medios digitales. Entregue el comunicado de prensa de su evento benéfico a tantos medios de comunicación locales como sea posible. Genere volantes para la distribución local como parte del marketing tradicional. Para crear la mayor cantidad de rumores, distribúyalos ampliamente. Esta plantilla de evento benéfico proporciona una forma rápida y eficaz de comercializar su evento por correo electrónico. Tan pronto como sepa cuándo saldrán a la venta las entradas para su evento, comience a enviar correos electrónicos. Si se trata de un evento nuevo, comparta las noticias con su lista de correo o comuníquese primero con los invitados anteriores para comenzar a generar anticipación. Las redes sociales son uno de sus mayores apoyos en esta situación. Los millennials disfrutan usando las redes sociales para expresarse. Más de la mitad de ellos admite ir a eventos en vivo simplemente para tener contenido para las redes sociales.
Elija sus procedimientos de donación: Para maximizar su recaudación de fondos, proporcione múltiples opciones de donación. Comience con un evento web que puede aceptar pagos digitales y móviles por adelantado y ayudarlo a rastrearlos.
Encuentre, desarrolle y supervise a sus voluntarios: La dedicación y la asistencia de los voluntarios son esenciales para el éxito de los eventos benéficos. Sus asistentes, especialmente aquellos en su lista de correo electrónico o que se hayan registrado previamente, son el lugar ideal para buscar voluntarios.
Priorice a los voluntarios: Asegúrese de no solo reclutar voluntarios, sino también aquellos calificados para el puesto. Pregunte a los posibles voluntarios por qué quieren ayudar en su evento cuando se registren, en qué otros eventos se han ofrecido como voluntarios y cuál era su función.
Establezca un programa de orientación: Proporcione un resumen de lo que los voluntarios pueden esperar el día del evento y lo que se espera de ellos, ya sea que el evento se lleve a cabo en persona o en línea.
Elija un líder voluntario: Su líder voluntario está a cargo de educar a los voluntarios en todos los aspectos del proyecto, desde la logística hasta la tecnología en el sitio. Proporcione suficiente tiempo para la formación de los voluntarios para que no haya incertidumbre ni estrés el día del evento. Obtenga más consejos sobre el manejo de voluntarios al preparar eventos para organizaciones benéficas:
Automatice su tecnología para eventos benéficos: La mayoría de los eventos benéficos y de recaudación de fondos tienen presupuestos modestos, por lo tanto, reducir los gastos mejorando las operaciones o el marketing siempre es beneficioso. Por ejemplo, cuando se compra un boleto, los correos electrónicos automatizados pueden proporcionar a los participantes información completa sobre el evento. Sus actividades de publicación y seguimiento en todas las plataformas se pueden consolidar con la ayuda de las soluciones de gestión de redes sociales.

Debido a esto, el uso de esta útil plantilla para comenzar la planificación de su evento benéfico de inmediato atraerá realmente el interés de su audiencia. No importa si la audiencia es su cliente o equipo de gestión, ambos apreciarán una buena redacción y diseño. Este diseño puede ser útil para promocionar su negocio en Instagram, Facebook, Pinterest, YouTube, WeChat, WhatsApp, entre otros. Al comenzar con este folleto benéfico, puede producir el documento adecuado sin tener que empezar desde cero.

Nuestras plantillas de documentos de marketing y ventas se ofrecen en una variedad de tipos de archivos, incluyendo Google Docs, Google Slides, WORD, PPT, PDF, hojas de Google, hojas de cálculo XLS, entre otros. Simplemente puede modificar los gráficos, la tipografía, la información y la apariencia general de su documento después de descargarlo y completar los espacios en blanco. Puede terminarlo más rápido y alcanzar sus objetivos de manera más eficiente. Al usar este diseño de volante, puede estar seguro de que ahorrará tiempo, dinero y esfuerzo, al mismo tiempo que avanzará en su evento y ventas de manera más rápida y exitosa.

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