Hoe maakt u een waarschuwingsformulier om uw medewerkers te informeren over wangedrag of andere overtredingen?
Wanneer u een werknemer een formele waarschuwing geeft, bijv. dat bepaald gedrag onaanvaardbaar is in de werkomgeving en cultuur, die vaak al in de gedragscode van het bedrijf zijn gespecificeerd, dan heeft u veel aan deze template.
Dergelijke meldingen zijn een disciplinaire maatregel die vaak door werkgevers wordt gebruikt om hun personeel te informeren dat ze de bedrijfsregels hebben geschonden en dat als ze dit blijven doen, dit tot ernstigere gevolgen kan leiden. In zo'n brief moet een werknemer het gedrag vermelden waarvoor de werknemer wordt berispt met de relevante gebeurtenissen en data waarop de gedragscode is overtreden. Ook moet worden aangegeven wat de gevolgen zijn van het herhalen van dezelfde fouten en wat de medewerker moet doen om de situatie te verbeteren.
Veelvoorkomende situaties waarin een waarschuwingsbrief van nu is: te laat komen of buitensporig afwezig zijn, het te vroeg verlaten van het werk, weigeren om te werken, (seksuele) intimidatie, respectloos gedrag, etc.
Schrijfsuggesties wanneer u een waarschuwingsbrief wilt sturen naar een medewerker:
- Beschrijf de overtreding en houd deze feitelijk;
- Geef de tijd en datum op waarop het probleem of de fout is opgetreden;
- Beschrijf de mogelijke gevolgen van herhaald onaanvaardbaar wangedrag;
- Benadruk de verplichtingen van de werknemer die hij of zij zou kunnen hebben;
- Noem het bedrijfsbeleid, het hoofdstuk HR-handboek of de gedragscode die de werknemer heeft overtreden;
- Beschrijf wat de werknemer kan doen om de situatie recht te zetten of te verbeteren;
- Geef de waarschuwingsbrief zo snel mogelijk na het incident;
- Praat met de medewerker bij het overhandigen van de waarschuwing;
- Wees duidelijk, ondubbelzinnig en consistent.
Het geeft informatie over het wangedrag van werknemers, zodat werknemers het niet verkeerd begrijpen.
Formulier voor waarschuwing voor werknemers:
- Naam werknemer
- Functie
- Plaats
- Omstandigheden/handelingen die een kennisgeving rechtvaardigen:
- Aanbeveling/corrigerende maatregelen
- Gevolgen van verdere overtredingen
- Handtekening supervisor
- Functie titel van de supervisor
- Datum van ondertekening
- Opmerkingen van werknemers
Soort actie:
- Mondelinge waarschuwing (alleen afdelingsdossier),
- Geschreven waarschuwing,
- Ingangsdatum(s) van incident,
- Tijd van incident,
- Beschrijving van het (de) incident(en) of gedrag(en),
- Andere personen die mogelijk informatie hebben,
- Eventueel ondersteunend bewijs (beschrijf; voeg kopieën van alle documentatie bij),
- Opmerkingen van de werknemer,
- Corrigerend actieplan,
- Vervolgacties
- Stappen te zetten als het probleem aanhoudt,
- Follow-up, Twee weken, Een maand, Drie maanden, Zes maanden,
- Door dit formulier te ondertekenen, bevestigt u dat u de informatie in deze waarschuwing begrijpt. U bevestigt ook dat u en uw manager de waarschuwing en een plan voor verbetering hebben besproken. Het ondertekenen van dit formulier betekent niet noodzakelijkerwijs dat u akkoord gaat met deze waarschuwing.
Download nu dit waarschuwingsformulier en pas het eenvoudig aan uw voorkeuren aan.